Czym jest faktura pro forma?
Faktura pro forma to dokument handlowy, który pełni funkcję wstępnej informacji o wartości towaru lub usługi przed dokonaniem transakcji. W przeciwieństwie do zwykłej faktury VAT, faktura pro forma nie jest dokumentem potwierdzającym sprzedaż i nie uprawnia do odliczeń podatkowych. Jej celem jest przede wszystkim przedstawienie oferty i warunków finansowych.
W praktyce faktura pro forma służy jako rodzaj umowy wstępnej między sprzedawcą a kupującym. Może być wykorzystywana zarówno w handlu krajowym, jak i zagranicznym, pomagając uniknąć nieporozumień dotyczących ceny i ilości przed faktycznym wystawieniem faktury VAT.
Kiedy używać faktury pro forma?
Faktura pro forma jest przydatna w sytuacjach, gdy kupujący potrzebuje potwierdzenia warunków przed dokonaniem płatności. Najczęściej jest to potrzebne wtedy, gdy klient chce uzyskać finansowanie, zorganizować przelew lub zabezpieczyć zamówienie przed realizacją.
W praktyce faktura pro forma znajduje zastosowanie w poniższych przypadkach:
- zawieranie transakcji międzynarodowych wymagających wcześniejszego potwierdzenia wartości,
- przyjmowanie zaliczek lub przedpłat na zamówienie,
- przedstawienie oferty handlowej z warunkami płatności i specyfikacją towaru.
Różnice między fakturą pro forma a fakturą VAT
W praktyce często pojawia się pytanie, jaka jest różnica między fakturą pro forma a fakturą VAT. Najważniejszym aspektem jest to, że faktura pro forma nie stanowi podstawy do księgowania sprzedaży ani podatku VAT.
W poniższej tabeli przedstawiono główne różnice między tymi dwoma dokumentami:
| Cecha | Faktura pro forma | Faktura VAT |
|---|---|---|
| Funkcja | Informacyjna, oferta | Dokument potwierdzający sprzedaż |
| Miejsce w księgowości | Nie księguje się | Podstawa do rozliczeń |
| Podatek VAT | Nie jest naliczany | Muszą być naliczone odpowiednie stawki |
| Ważność prawna | Brak mocy dowodowej sprzedaży | Pełna moc prawna |
Jak ułatwić wystawianie faktury pro forma?
Dzięki nowoczesnym narzędziom elektronicznym wystawianie faktur program może znacznie usprawnić proces tworzenia zarówno faktur VAT, jak i pro forma. Specjalistyczne oprogramowanie pozwala na szybkie generowanie dokumentów z poprawnym formatem i numeracją.
Istnieje wiele korzyści z używania programów do fakturowania, takich jak:
- automatyczne wypełnianie danych kontrahenta i produktów,
- generowanie faktur w formacie PDF gotowych do wysłania e-mailem,
- integracja z systemami księgowymi i bankowymi, co ułatwia śledzenie płatności.
Przykłady zastosowań faktury pro forma
Faktura pro forma to narzędzie, które sprawdza się w różnorodnych branżach. Szczególnie popularna jest w handlu międzynarodowym, gdzie wymaga się dokładnego potwierdzenia wartości przed przesłaniem towarów za granicę.
Poniższa tabela przedstawia typowe sytuacje, w których warto sięgnąć po fakturę pro forma:
| Sytuacja | Przykład zastosowania |
|---|---|
| Przyjmowanie zaliczki | Sprzedawca wystawia fakturę pro forma przed otrzymaniem wpłaty na zamówienie. |
| Formalności celne | Kupujący potrzebuje dokumentu wskazującego wartość towaru do odprawy celnej. |
| Oferta handlowa | Firma przesyła klientowi zestawienie towarów i cen przed podpisaniem umowy. |
